Årsmøte 2025 og vedtekter

Årsmøte 2025, vedtekter og protokoll.

Årsmøteprotokoll 2025 for «Vi sykler sammen – Grenland»

Årsmøte for «Vi Sykler sammen – Grenland» ble avholdt på Menstad Bydelshus, 27.08. 2025
Til stede var 21 personer.

1. Dagsorden ble godkjent og det var ingen kommentarer til innkallingen.
2. Valg av ordstyrer og referent ble Johs Ryskar.
3. Til å underskrive årsmøteprotokollen, ble valgt Yngvar Olsen og Kari Helen Stenbro.
4. Et resyme’ av årsberetningen ble gitt av styreleder og det var mulig å stille spørsmål underveis. Årsberetningen ble godkjent uten kommentarer.
5. Økonomigjennomgangen ble foretatt av ordstyrer og den omhandlet «Resultat 2024», «Balanse 2024» og «Budsjett 2025». Det ble orientert om hva som lå bak tallene i regnskapsoversiktene. Vi har dette året byttet regnskapsfører til Regnskapshuset Sparebank 1 og tilbakemeldingen fra årsmøte er at regnskapet er svært oversiktlig. Overskudd 2024 ble kr 580.000, –
Balansen viser sum eiendeler: kr 1.300.000, -, hvorav bankinnskudd kr 997.000,
Regnskapet er signert av styret og sendt til Brønnøysundregistret.
Budsjettet for 2025 er avhengig av eksterne tilskudd. Dersom det viser seg at de forventede tilskuddene ikke kommer, må den planlagte bruk av penger reduseres
tilsvarende. Det vil i så fall være aktuelt å legge fram for styret et revidert budsjett senere. Budsjettposten for «tilskudd og gaver» er i 2025 kr 350.000, – og det er budsjettert med et overskudd på kr 84.000, –
6. Det var kommet inn følgende forslag til årsmøte fra styret som gjaldt framlegging og godkjenning av reviderte vedtektene. Vedtektene ble gjennomgått og godkjent uten kommentarer. Det ble foreslått av vi legger vedtektene ut på våre hjemmesider.
7. Valgkomiteen har dette året bestått av Hans Gabriel Hauge. Valgkomiteens innstilling ble presentert og styret i «Vi sykler sammen – Grenland» består etter årsmøte av følgende
personer:
Styret i SUA – Grenland 2025:
Leder: Johs Ryskar, SUA – Grenland (Ikke på valg, et år igjen)
Styremedlem: Anders Walstedt, (Valgt for to år)
Styremedlem: Lisbeth Takvam, (Ikke på valg, et år igjen)
Styremedlem: Kjersti Bjurstrøm, (Ikke på valg, et år igjen)
Styremedlem: Vidar Halvorsen, (Valgt for to år)
Styremedlem: Bjørn Halvor Larsen, (Valgt for to år)
Varamedlem: Knut Hansen, (Valgt for to år)
Varamedlem: Hilde Johnsen, (Ikke på valg, et år igjen)
Som ny valgkomite ble valgt: Yngvar Olsen og Kari Helen Stenbro.
Eventuelt:
Etter at årsmøtet var ferdig, ble det anledning til å stille spørsmål og informere om pågående saker som er av interesse for årsmøtedeltagerne. Av saker det bl.a. ble informert om og diskutert var
følgende:
Forsikringer
Taushetserklæringer
Pilotfest
Info om Viss (Norge)
Bruksrettsavtalene

Skien august 2025
Johs Ryskar Referent
Yngvar Olsen – Kari Helen Stenbro

VEDTEKTER

Organisasjon: Vi sykler sammen Grenland

Organisasjonsnummer: 919 065 583

1. NAVN OG HJEMSTED

1.1. Organisasjonens navn er «Vi sykler sammen Grenland» (heretter i vedtektene kalt «ViSS Grenland»).
1.2 Organisasjonens hjemsted er Skien kommune.

2. FORMÅL

2.1 ViSS Grenlands formål er å gi et tilbud til personer med nedsatt mobilitet
2.2 Organisasjonens formål søkes gjennomført ved:
2.2.1 Gi passasjerene mulighet til å oppleve omgivelsene og naturen på nært hold fra sykkelen.
2.2.2 Bruke kjente omgivelser som invitasjon til samtaler.
2.2.3 Bygge bro mellom generasjonene, forsterke tilliten, respekten og det sosiale lim i samfunnet.

3. MEDLEMMER

3.1 Som medlemmer regnes alle brukersteder i Grenland som har en form for samarbeidsavtale med VISS Grenland. Alle medlemmer har en stemme.
3.2 Medlemmer betaler ikke medlemskontingent, men det tilbys to forskjellige samarbeidsavtaler – en for de som har skaffet sykkel med egne midler, samarbeids- og serviceavtale, eller en for de som betaler for bruksrett (leieavtale) for sykler som ViSS Grenland eier.
3.3 Utmeldelse skjer ved oppsigelse av samarbeids-avtalen. Dette skal skje skriftlig eller pr. e-post til organisasjonens sekretariat senest en måned før årsskiftet. Hvis fristen ikke overholdes, blir avtalen automatisk fornyet.
3.4 Dersom et medlem utøver en skadelig virksomhet i en eller annen form for organisasjonen, vil dette kunne medføre eksklusjon. Dette etter beslutning i organisasjonens styre.
3.5 Enhver som ønsker å yte økonomisk bidrag til fordel for organisasjonens virke, kan opptas som støttemedlem. Støttemedlemskap gir ikke medlemsrettigheter.
3.6 Styremedlemmer har automatisk status som medlem og dermed også stemmerett på årsmøtet. Alle registrerte piloter skal også inviteres til årsmøtet, men har ikke stemmerett

4. ÅRSMØTET

4.1 Årsmøtet er foreningens øverste myndighet.

4.2 Ordinært årsmøte avholdes hvert år innen 1. juni.

4.3 Ekstraordinært årsmøte avholdes, når leder, styret eller minst en tredjedel av

medlemmene skriftlig fremsetter ønske om dette. Ekstraordinært årsmøte skal

være innkalt senest 1 måned etter at kravet er fremsatt.

4.4 Årsmøtet innkalles av styret ved brev eller epost til medlemmene med minst to ukers varsel. I innkallelsen skal angis hvilke emner som skal behandles på årsmøtet. Dersom det fremsettes forslag om vedtektsendringer, skal forslagets vesentligste innhold angis i innkallingen.
4.5 Saker som ønskes behandlet på årsmøtet, skal meddeles skriftlig eller pr. e-post til styret senest 7 dager etter utsendelse av innkallingen.
4.6 Ordstyrer leder årsmøtet og avgjør alle spørsmål som gjelder sakenes behandlingsmåte, stemmeavgivningen og dennes resultat.
4.7 Dagsorden for det ordinære årsmøte skal inneholde følgende:
1. Åpning ved leder
2. Godkjenning av møteinnkalling
3. Valg av ordstyrer, referent og protokollunderskrivere.
4. Styrets årsberetning
5. Årsregnskap og budsjett
6. Innkomne forslag
7. Valg
4.8 Saker som tas opp på årsmøtet, avgjøres ved simpelt flertall med mindre vedtektene bestemmer noe annet.
4.9 Stemmerett kan kun utøves ved personlig tilstedeværelse, eller ved skriftlig fullmakt. Tilstedeværende har kun én stemme. Dersom noen av deltakere på årsmøtet krever det, foretas skriftlig avstemning.
4.10 Det utarbeides protokoll på det som besluttes på årsmøtet, som underskrives av ordstyrer og to valgte protokollunderskrivere

5. STYRET

5.1 Foreningens styre består av 4-6 personer, samt 2 varamedlemmer, som velges på årsmøtet.
5.2 Styremedlemmer velges for 2-to år av gangen. Styreleder velges separat på årsmøtet. Det forsøkes oppnådd at bare halve styret er på valg samtidig.

5.3 Styresammensetningen skal så lang som mulig dekke foreningens behov og utvikling. Det er derfor ønske at representanter fra brukerstedene og piloter er representert i styret.
5.4 Daglig leder kan også være styremedlem.

6. STYRETS VIRKSOMHET

6.1 Styret konstituerer seg umiddelbart etter avholdt årsmøte. Styret bestemmer selv dersom de ønsker en nestleder og eventuelt en sekretær.
6.2 Styret fastlegger handlingsplan for organisasjonens arbeid og er ansvarlig for dette.
6.3 Styret kan utpeke et sekretariat til å ivareta organisasjonens daglige drift eller inngå avtale med en annen juridisk enhet om utførelsen.
6.4 Styreleder skal sørge for at det avholdes minst fire styremøter årlig. Styreleder skal innkalle styret til styremøte når et medlem, sekretariatet eller regnskapsansvarlig forlanger dette.
6.5 Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av styrets medlemmer deltar på møtet. Styremed-lemmene kan delta via telefon eller på annen tilsvarende måte i møtet.
6.6 Et eventuelt sekretariat deltar i styrets møter uten stemmerett.
6.7 Styret treffer beslutning ved simpelt stemmeflertall med mindre vedtektene bestemmer annet. Styreleders stemme er i tilfelle av stemmelikhet, avgjørende (dobbeltstemme).
6.8 Etter alle styremøter skal det utarbeides et møtereferat som sendes alle styremedlemmer for eventuelle kommentarer. Er et styremedlem ikke enig i styrets beslutninger, har vedkommende rett til å få sin mening innført i referatet.
6.9 Et styremedlem kan ikke delta i behandlingen av spørsmål om avtaler mellom organisasjonen og den pågjeldende selv.
6.10 Styret kan meddele fullmakt (prokura).
6.11 Styret skal ta stilling til om organisasjonens midler til enhver tid er forsvarlige i forhold til organisasjonens aktiviteter. Styret kan i denne forbindelse inngå avtale om å oppta lån i anerkjente finans- eller bank. Styret skal påse at bokføringen og formuesforvaltningen kontrolleres på tilfredsstillende måte.

7. TEGNING OG HEFTELSE

7.1 Styrets leder og daglig leder har hver for seg selvstendig signaturretter. Styret bestemmer til enhver tid grensene for hvor store beløp som den enkelte kan signere for. Ved uenighet er det styrets leder/styret som bestemmer.
7.2 For foreningens forpliktelser, hefter foreningens formue alene.

8. ÅRSBERETNING

8.1 Organisasjonens regnskapsår er kalenderåret.
8.2 Innen 3 måneder etter hvert regnskapsår, utarbeider styret i overensstemmelse med lovgivningens og vedtektenes regler en årsberetning, et årsregnskap med resultat balanse og noter.

9. REVISJON

9.1 Det i 8.2 nevnte årsregnskap, skal utarbeides av en Statsautorisert regnskapsfører.

10. UTDELING OG OVERSKUDDSBRUK.

10.1 I overensstemmelse med formålsbestemmelsen treffer styret beslutning om bruk av organisasjonens midler.
10.2 Styret kan foreta rimelige avsetninger til konsolidering av organisasjonen.
10.3 Styret kan gi styreleder, daglig leder, styremedlemmer eller andre personer et vederlag. Vederlaget må ikke overstige hva som ansees som rimelig etter vervets art og arbeidets omfang. Daglig leder og styreleder/sekretær skal få dekket alt kontormateriell og nødvendig kontorutstyr.
10.4 Ytelse av lån er ikke tillatt.

11. ENDRING AV VEDTEKTER OG OPPLØSNING

11.1 Forslag om endringer av organisasjonens vedtekter skal for å få gyldighet, vedtas på årsmøtet med
minst 2/3 flertall av de tilstedeværende medlemmer.
11.2 Forslag om organisasjonens oppløsning skal, for å få gyldighet, vedtas på årsmøtet med minst 2/3 flertall av de tilstedeværende medlemmer.
11.3 Oppløsning skjer etter selskapslovens regler om styrt avvikling, og et eventuelt overskudd utdeles av styret til en forening/organisasjon som hører hjemme i Grenland, som har et allment velgjørende eller på annen måte allmennyttig formål, etter styrets innstilling.

Revidert og vedtatt på foreningens årsmøte august 2025